Biuletyn Informacji Publicznej
Gminy Zbójno

Sekretarz Gminy - Tomasz Smoliński

Tel. +48 54 280 1921 wew. 31

Adres e-mail: sekretarz@zbojno.pl

Do kompetencji sekretarza gminy należy:

1. zapewnianie prawidłowej organizacji i funkcjonowania urzędu, Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno
2. nadzorowanie organizacji wewnętrznej i skuteczności pracy działów;
3. zapewnianie warunków do sprawnego działania i prawidłowego wykonywania zadań urzędu;
4. inicjowanie działań i tworzenie warunków do ciągłego podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędu, w tym delegowanie i organizowanie kursów, szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
5. planowanie i organizowanie kontroli wewnętrznych w urzędzie;
6. planowanie i organizowanie kontroli zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych gminy;
7. przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w urzędzie i zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych gminy na podstawie odrębnych upoważnień wójta;
8. nadzorowanie przestrzegania zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli w urzędzie;
9. sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w urzędzie;
10. współdziałanie przy opracowywaniu oraz bieżącym monitorowaniu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej oraz całego systemu kontroli zarządczej w urzędzie;
11. przestrzeganie ustanowionego w urzędzie systemu kontroli zarządczej, uczestniczenie w jego ciągłej poprawie i doskonaleniu, zgłaszanie wójtowi nieprawidłowości w jego działaniu, dokonywanie okresowej samooceny kontroli zarządczej, identyfikowanie ryzyka na swoim stanowisku pracy oraz uczestniczenie w jego zarządzaniu i minimalizowaniu prawdopodobieństwa jego wystąpienia;
12. kierowanie bieżącymi sprawami urzędu i gminy podczas nieobecności wójta;
13. nadzorowanie i monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych zewnętrznych instytucji kontrolnych;
14. współdziałanie ze skarbnikiem gminy w zakresie:
    1. opracowywania projektu planu finansowego w zakresie dotyczącym funkcjonowania urzędu,
    2. nadzoru i kontroli realizacji planu finansowego w zakresie dotyczącym funkcjonowania urzędu;
15. bieżące reagowanie na wszelkie nieprawidłowości i zjawiska niepożądane, stwierdzanie możliwości powstania strat i szkód, przeciwdziałanie im zanim jeszcze nie wystąpiły, jak również kontrolowanie poprawnego stosowania samokontroli w toku wykonywania prac przez podległych pracowników (kontrola funkcjonalna);
16. przygotowywanie i podpisywanie zakresów obowiązków, czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników urzędu, monitorowanie ich aktualności oraz dokonywanie ich aktualizacji;
17. pełnienie funkcji pełnomocnika ds. bezpieczeństwa informacji, na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;
18. pełnienie funkcji pełnomocnika ds. wyborów – urzędnika wyborczego, na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;
19. pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;
20. prezentowanie stanowiska wójta w sprawach realizowanych przez urząd i gminę na sesjach rady i posiedzeniach jej komisji;
21. przeprowadzanie okresowej oceny pracy pracowników urzędu w zakresie ustalonym przez wójta; Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno
22. informowanie, instruowanie oraz szkolenie pracowników urzędu w celu zapewnienia prawidłowego i terminowego wykonywania zadań gminy;
23. systematyczne analizowanie możliwości pozyskania zewnętrznych środków finansowych, w szczególności z funduszy pomocowych Unii Europejskiej, na realizację zadań gminy;
24. udzielanie odpowiedzi na wpływające wnioski i zapytania, w tym dotyczące udostępnienia informacji publicznej i danych osobowych;
25. wdrażanie - również zapobiegawczo, niezbędnych usprawnień, efektywnych metod pracy i funkcjonalnej struktury organizacyjnej, w szczególności mającej wpływ na obsługę klientów;
26. tworzenie niezbędnych baz danych;
27. nadzorowanie przekazywania przez pracowników urzędu do Biuletynu Informacji Publicznej oraz na oficjalną stronę internetową gminy, informacji z zakresu zadań realizowanych przez gminę, które powinny być udostępnione publicznie;
28. nadzorowanie oraz kontrolowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych w urzędzie, określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, polityce bezpieczeństwa danych osobowych urzędu oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w urzędzie;
29. sprawowanie nadzoru nad sprawami oświaty w gminie;
30. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez wójta;
31. przygotowywanie dla wójta propozycji rozstrzygnięć sporów kompetencyjnych w urzędzie;
32. rozpatrywanie skarg i wniosków oraz udzielanie na nie odpowiedzi zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i ustalonymi zasadami.

Ponadto do zadań sekretarza gminy należy wykonywanie czynności polegających na świadczeniu pomocy prawnej na rzecz urzędu, jego pracowników, wójta, rady i jej komisji, jednostek organizacyjnych gminy oraz obsługa prawna urzędu, w szczególności poprzez:

1. systematyczne analizowanie zmian w przepisach prawnych dotyczących funkcjonowania samorządu gminnego i jego zadań, oraz udzielanie w tym zakresie informacji, wyjaśnień, porad, konsultacji i pomocy prawnej właściwym merytorycznie pracownikom;
2. monitorowanie oraz koordynowanie pracy obsługi prawnej;
3. monitorowanie spraw prowadzonych przez obsługę prawną oraz sprawdzanie stanu ich realizacji;
4. współpraca i współdziałanie z obsługą prawną w zakresie realizacji jej obowiązków w szczególności przy prowadzeniu spraw sądowych i skomplikowanych spraw administracyjnych;
5. współpraca i współdziałanie z obsługa prawną przy sporządzaniu i opiniowaniu projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych oraz udzielaniu konsultacji i pomocy prawnej pracownikom;
6. sporządzanie projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych;
7. opiniowanie projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych, sporządzonych przez pracowników urzędu; Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno
8. reprezentowanie urzędu i gminy przed instytucjami i sądami w zakresie udzielonych pełnomocnictw;
9. sporządzanie pozwów, zażaleń i apelacji do sądów powszechnych oraz sporządzanie odpowiedzi na wniesione p-ko gminie pozwy, zażalenia i apelacje;
10. sporządzanie skarg i odwołań do organów administracji wyższego stopnia, sądów administracyjnych oraz sporządzanie odpowiedzi na wniesione p-ko gminie skargi i odwołania;
11. udzielanie porad, wyjaśnień, konsultacji i pomocy prawnej pracownikom w zakresie prowadzonych przez nich spraw;
12. sporządzanie na piśmie opinii prawnych;
13. koordynowanie pracy działów w zakresie przygotowywania projektów aktów prawnych i innych materiałów na posiedzenia organów gminy;
14. nadzorowanie prawidłowej publikacji przepisów prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy,
15. nadzorowanie przestrzegania rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych oraz udzielanie w tym zakresie pracownikom porad, pomocy i wyjaśnień;
16. opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, kontrolowanie realizacji postanowień w nim zawartych, analizowanie jego funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie propozycji jego aktualizacji;
17. opracowanie projektu regulaminu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędu, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;
18. opracowanie projektu regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;
19. organizowanie służby przygotowawczej dla nowo zatrudnionych pracowników urzędu na stanowiskach urzędniczych;
20. opracowanie projektu regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;
21. opracowanie projektu regulaminu pracy w urzędzie, kontrolowanie realizacji postanowień w nim zawartych, analizowanie jego funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie wójtowi propozycji jego aktualizacji;
22. opracowywanie projektów innych wewnętrznych aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania urzędu, kontrolowanie realizacji postanowień w nich zawartych, analizowanie ich funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie wójtowi propozycji ich aktualizacji;
23. sporządzanie testamentów urzędowych.

Wykonywanie innych zadań z polecenia wójta.