Biuletyn Informacji Publicznej
Gminy Zbójno

Sekretarz Gminy Jacek Foksiński Tel. 54 280 1921 wew. 31 E-mail: sekretarz@zbojno.pl

 

Do kompetencji sekretarza gminy należy:

 

1) zapewnianie prawidłowej organizacji i funkcjonowania urzędu,

Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno

2) nadzorowanie organizacji wewnętrznej i skuteczności pracy działów;

3) zapewnianie warunków do sprawnego działania i prawidłowego wykonywania zadań urzędu;

4) inicjowanie działań i tworzenie warunków do ciągłego podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędu, w tym delegowanie i organizowanie kursów, szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

5) planowanie i organizowanie kontroli wewnętrznych w urzędzie;

6) planowanie i organizowanie kontroli zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych gminy;

7) przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w urzędzie i zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych gminy na podstawie odrębnych upoważnień wójta;

8) nadzorowanie przestrzegania zasad rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli w urzędzie;

9) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w urzędzie;

10) współdziałanie przy opracowywaniu oraz bieżącym monitorowaniu i aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej oraz całego systemu kontroli zarządczej w urzędzie;

11) przestrzeganie ustanowionego w urzędzie systemu kontroli zarządczej, uczestniczenie w jego ciągłej poprawie i doskonaleniu, zgłaszanie wójtowi nieprawidłowości w jego działaniu, dokonywanie okresowej samooceny kontroli zarządczej, identyfikowanie ryzyka na swoim stanowisku pracy oraz uczestniczenie w jego zarządzaniu i minimalizowaniu prawdopodobieństwa jego wystąpienia;

12) kierowanie bieżącymi sprawami urzędu i gminy podczas nieobecności wójta;

13) nadzorowanie i monitorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych zewnętrznych instytucji kontrolnych;

14) współdziałanie ze skarbnikiem gminy w zakresie:

a) opracowywania projektu planu finansowego w zakresie dotyczącym funkcjonowania urzędu,

b) nadzoru i kontroli realizacji planu finansowego w zakresie dotyczącym funkcjonowania urzędu;

15) bieżące reagowanie na wszelkie nieprawidłowości i zjawiska niepożądane, stwierdzanie możliwości powstania strat i szkód, przeciwdziałanie im zanim jeszcze nie wystąpiły, jak również kontrolowanie poprawnego stosowania samokontroli w toku wykonywania prac przez podległych pracowników (kontrola funkcjonalna);

16) przygotowywanie i podpisywanie zakresów obowiązków, czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników urzędu, monitorowanie ich aktualności oraz dokonywanie ich aktualizacji;

17) pełnienie funkcji pełnomocnika ds. bezpieczeństwa informacji, na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;

18) pełnienie funkcji pełnomocnika ds. wyborów – urzędnika wyborczego, na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;

19) pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych na podstawie odrębnego zarządzenia wójta;

20) prezentowanie stanowiska wójta w sprawach realizowanych przez urząd i gminę na sesjach rady i posiedzeniach jej komisji;

21) przeprowadzanie okresowej oceny pracy pracowników urzędu w zakresie ustalonym przez wójta;

Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno 　

22) informowanie, instruowanie oraz szkolenie pracowników urzędu w celu zapewnienia prawidłowego i terminowego wykonywania zadań gminy;

23) systematyczne analizowanie możliwości pozyskania zewnętrznych środków finansowych, w szczególności z funduszy pomocowych Unii Europejskiej, na realizację zadań gminy;

24) udzielanie odpowiedzi na wpływające wnioski i zapytania, w tym dotyczące udostępnienia informacji publicznej i danych osobowych;

25) wdrażanie - również zapobiegawczo, niezbędnych usprawnień, efektywnych metod pracy i funkcjonalnej struktury organizacyjnej, w szczególności mającej wpływ na obsługę klientów;

26) tworzenie niezbędnych baz danych;

27) nadzorowanie przekazywania przez pracowników urzędu do Biuletynu Informacji Publicznej oraz na oficjalną stronę internetową gminy, informacji z zakresu zadań realizowanych przez gminę, które powinny być udostępnione publicznie;

28) nadzorowanie oraz kontrolowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych w urzędzie, określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, polityce bezpieczeństwa danych osobowych urzędu oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w urzędzie;

29) sprawowanie nadzoru nad sprawami oświaty w gminie;

30) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez wójta;

31) przygotowywanie dla wójta propozycji rozstrzygnięć sporów kompetencyjnych w urzędzie;

32) rozpatrywanie skarg i wniosków oraz udzielanie na nie odpowiedzi zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i ustalonymi zasadami.

 

2. Ponadto do zadań sekretarza gminy należy wykonywanie czynności polegających na świadczeniu pomocy prawnej na rzecz urzędu, jego pracowników, wójta, rady i jej komisji, jednostek organizacyjnych gminy oraz obsługa prawna urzędu, w szczególności poprzez:

 

1) systematyczne analizowanie zmian w przepisach prawnych dotyczących funkcjonowania samorządu gminnego i jego zadań, oraz udzielanie w tym zakresie informacji, wyjaśnień, porad, konsultacji i pomocy prawnej właściwym merytorycznie pracownikom;

2) monitorowanie oraz koordynowanie pracy obsługi prawnej;

3) monitorowanie spraw prowadzonych przez obsługę prawną oraz sprawdzanie stanu ich realizacji;

4) współpraca i współdziałanie z obsługą prawną w zakresie realizacji jej obowiązków w szczególności przy prowadzeniu spraw sądowych i skomplikowanych spraw administracyjnych;

5) współpraca i współdziałanie z obsługa prawną przy sporządzaniu i opiniowaniu projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych oraz udzielaniu konsultacji i pomocy prawnej pracownikom;

6) sporządzanie projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych;

7) opiniowanie projektów pism, umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych dokumentów prawnych, sporządzonych przez pracowników urzędu;

Załącznik do zarządzenia Nr 61/2015 Wójta Gminy Zbójno z dnia 5 października 2015 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Gminy Zbójno 　

8) reprezentowanie urzędu i gminy przed instytucjami i sądami w zakresie udzielonych pełnomocnictw;

9) sporządzanie pozwów, zażaleń i apelacji do sądów powszechnych oraz sporządzanie odpowiedzi na wniesione p-ko gminie pozwy, zażalenia i apelacje;

10) sporządzanie skarg i odwołań do organów administracji wyższego stopnia, sądów administracyjnych oraz sporządzanie odpowiedzi na wniesione p-ko gminie skargi i odwołania;

11) udzielanie porad, wyjaśnień, konsultacji i pomocy prawnej pracownikom w zakresie prowadzonych przez nich spraw;

12) sporządzanie na piśmie opinii prawnych;

13) koordynowanie pracy działów w zakresie przygotowywania projektów aktów prawnych i innych materiałów na posiedzenia organów gminy;

14) nadzorowanie prawidłowej publikacji przepisów prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy,

15) nadzorowanie przestrzegania rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla gmin i związków międzygminnych oraz udzielanie w tym zakresie pracownikom porad, pomocy i wyjaśnień;

16) opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego urzędu, kontrolowanie realizacji postanowień w nim zawartych, analizowanie jego funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie propozycji jego aktualizacji;

17) opracowanie projektu regulaminu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędu, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;

18) opracowanie projektu regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;

19) organizowanie służby przygotowawczej dla nowo zatrudnionych pracowników urzędu na stanowiskach urzędniczych;

20) opracowanie projektu regulaminu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, monitorowanie jego aktualności oraz zgłaszanie propozycji jego aktualizacji;

21) opracowanie projektu regulaminu pracy w urzędzie, kontrolowanie realizacji postanowień w nim zawartych, analizowanie jego funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie wójtowi propozycji jego aktualizacji;

22) opracowywanie projektów innych wewnętrznych aktów prawnych dotyczących organizacji i funkcjonowania urzędu, kontrolowanie realizacji postanowień w nich zawartych, analizowanie ich funkcjonowania i aktualności oraz przedstawianie wójtowi propozycji ich aktualizacji;

23) sporządzanie testamentów urzędowych.

3.Wykonywanie innych zadań z polecenia wójta.