Biuletyn Informacji Publicznej
Gminy Zbójno

SAMODZIELNE STANOWISKO DS. OBSŁUGI SEKRETARIATU

 realizuje zadania polegające na:

1) prowadzenie sekretariatu oraz zapewnianie obsługi techniczno-organizacyjnej wójtowi oraz sekretarzowi gminy;

2) przyjmowanie i przedstawianie klientów urzędu - w tym ich spraw, przychodzących do wójta oraz sekretarza gminy;

3) przyjmowanie klientów urzędu zgłaszających skargi, wnioski, petycje, zapytania itp. oraz organizowanie ich spotkań z wójtem lub sekretarzem gminy, bądź kierowanie ich do właściwych merytorycznie pracowników urzędu;

4) udzielanie informacji i wyjaśnień klientom urzędu w zakresie rodzaju spraw prowadzonych w poszczególnych działach urzędu na wyodrębnionych stanowiskach pracy, ze wskazaniem konkretnego pracownika zajmującego się danym rodzajem sprawy;

5) prowadzenie i udostępnianie klientom urzędu wzorów formularzy, pism, dokumentów itp., w zakresie spraw prowadzonych przez urząd oraz w miarę możliwości wyjaśnianie sposobu ich wypełnienia;

6) obsługiwanie centrali telefonicznej i łączenie rozmów telefonicznych;

7) dbałość o porządek i estetykę w sekretariacie oraz w pomieszczeniu socjalnym znajdującym się przy sekretariacie

8) prowadzenie kalendarza wydarzeń (spotkań, wizyt, wyjazdów, uroczystości, szkoleń itp.) wójta oraz monitorowanie i przypominanie o terminach ww. wydarzeń;

9) organizowanie zakupów kwiatów, wieńców, itp. na uroczystości z udziałem wójta lub sekretarza gminy oraz innych pracowników urzędu oraz dokonywanie zakupów innych środków i materiałów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania sekretariatu;

10) organizowanie zakupów produktów spożywczych na potrzeby sekretariatu;

11) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, dla których organem właściwym jest wójt, w tym skarg i wniosków zgłaszanych ustnie do protokołu;

12) prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy;

13) prowadzenie rejestru wyjść służbowych pracowników urzędu;

14) prowadzenie książki (rejestru) kontroli zewnętrznych w urzędzie;

15) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie danych osobowych, w tym rejestru udzielonych na nie odpowiedzi;

16) gromadzenie i przetwarzanie ankiet przeprowadzanych w sprawach z zakresu zadań urzędu lub gminy;

17) przekazywanie projektów pism/dokumentów od pracowników urzędu do podpisu wójta lub sekretarza gminy;

18) wstępne sprawdzanie ww. projektów pism/dokumentów w zakresie:

a) sporządzenia pisma/dokumentu na papierze tzw. „firmowym” (z wyjątkiem pism będących częścią toczącego się postępowania administracyjnego);

b) oznakowania pisma/dokumentu danymi osoby sporządzającej i zatwierdzającej, oraz zamieszenia ich parafy;

c) zamieszczenia w umowie zapisu mówiącego o pracowniku urzędu odpowiedzialnym za prowadzenie sprawy objętej umową;

19) przekazywanie podpisanych przez wójta lub sekretarza gminy pism/dokumentów pracownikom urzędu;

20) wysyłanie korespondencji na zewnątrz urzędu;

21) prowadzenie ewidencji korespondencji wysłanej z urzędu;

22) przyjmowanie korespondencji, pism i dokumentów wpływającej do urzędu;

23) prowadzenie ewidencji korespondencji, pism i dokumentów wpływającej do urzędu;

24) przekazywanie korespondencji, pism i dokumentów które wpłynęły do urzędu, sekretarzowi gminy (w razie jego nieobecności innemu upoważnionemu pracownikowi) w celu zadekretowania jej do kierowników właściwych merytorycznie działów lub na samodzielne stanowiska pracy;

25) przekazywanie zadekretowanej korespondencji, pism i dokumentów za pokwitowaniem wskazanym w dekretacji kierownikom działów lub samodzielnym stanowiskom pracy;

26) prowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów poprzez:

a) wprowadzanie korespondencji, pism i dokumentów która wpłynęła do urzędu, do komputerowego programu elektronicznego obiegu dokumentów, poprzez ich skanowanie a następnie przekazywanie jej drogą elektroniczną do kierowników właściwych merytorycznie działów lub na samodzielne stanowiska pracy zgodnie z dokonaną pisemną dekretacją,

b) monitorowanie systematycznego odbierania korespondencji, pism i dokumentów w komputerowym programie elektronicznego obiegu dokumentów przez pracowników urzędu, oraz zgłaszanie wszelkich stwierdzonych w tym zakresie opóźnień sekretarzowi gminy;

27) prowadzenie ewidencji pism terminowych wpływających do urzędu;

28) prowadzenie rejestru faktur wpływających do urzędu;

29) prowadzenie rejestru spraw przekazanych według właściwości do załatwienia innym podmiotom oraz prowadzenie zbioru dokumentów w tym zakresie;

30) nadzorowanie, monitorowanie i rozliczanie doręczania korespondencji przez gońca urzędu, zgodnie z zasadami określonymi w kodeksie postępowania administracyjnego;

31) przekazywanie korespondencji do wysłania za pośrednictwem zewnętrznych operatorów pocztowych (np. poczty) oraz prowadzenie w tym zakresie ewidencji;

32) zarządzanie tablicami ogłoszeniowymi wewnątrz i na zewnątrz budynku urzędu, w tym dbałość o ich właściwy wygląd, czystości i stan techniczny;

33) nadzorowanie pobierania kluczy z sekretariatu do pomieszczeń w budynku urzędu;

34) prowadzenie rejestru wyjść prywatnych pracowników urzędu w godzinach pracy urzędu;

35) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym rejestru udzielonych na nie odpowiedzi;

36) obsługa urządzeń łączności w ramach powiatowego i wojewódzkiego systemu zarządzania kryzysowego;

37) współuczestniczenie w administrowaniu stroną internetową gminy, monitorowanie jej aktualności oraz dokonywanie bieżącej aktualizacji;

38) prowadzenie profili gminy i urzędu na portalach społecznościowych, monitorowanie ich aktualności oraz dokonywanie bieżącej aktualizacji;

39) nadzorowanie realizacji umów przez podmioty zewnętrzne świadczące na rzecz gminy usługi lub dostawy w zakresie spraw prowadzonych przez dział;

40) wykonywanie innych zadań z polecenia wójta lub sekretarza gminy.